La gestione efficiente degli spazi aziendali, soprattutto delle sale riunioni, è cruciale per il buon funzionamento di qualsiasi ufficio. Prenotazioni doppie, stanze inutilizzate e difficoltà di coordinamento possono compromettere la produttività e generare confusione.
La soluzione ideale? I display di prenotazione sale riunioni!
Cosa sono i display di prenotazione sale?
I display di prenotazione sale riunioni, conosciuti anche come Room Panel, sono schermi interattivi posizionati all’esterno delle sale che visualizzano in tempo reale chi ha prenotato la stanza, per quanto tempo sarà occupata e quali sono le prossime riunioni programmate. Grazie a una grafica chiara e intuitiva, è possibile vedere a colpo d’occhio lo stato della sala, con colori vivaci che indicano se è disponibile, occupata o in fase di liberazione.
Quali sono i vantaggi?
Visualizzazione immediata e semplice
La caratteristica principale di questi display è la possibilità di vedere in tempo reale lo stato delle sale. Questo rende semplice sapere se una stanza è occupata o disponibile senza dover controllare complicate tabelle di prenotazione.
Prenotazione e gestione diretta
Grazie al touchscreen integrato, puoi prenotare, modificare o cancellare una riunione direttamente dal display, senza bisogno di accedere al computer o alla piattaforma di gestione. Questa funzionalità velocizza l’organizzazione e rende il processo di prenotazione più fluido.
Integrazione con le principali piattaforme
I display di prenotazione sono compatibili con strumenti di lavoro come: Microsoft 365 e Google Workspace, garantendo la sincronizzazione delle prenotazioni e la gestione centralizzata degli spazi. Tutti i dipendenti possono così prenotare sale con facilità e visualizzare la disponibilità in tempo reale.
Check-in automatico
Questa è una funzione utile per evitare sale prenotate ma vuote. Se abilitata, il sistema richiede la conferma della riunione entro un certo lasso di tempo, anche tramite telefono. Se nessuno conferma, la sala si libera automaticamente, rendendola nuovamente disponibile per altri utenti.
Panoramica di tutte le sale
Oltre a visualizzare le informazioni di una singola sala, i display possono offrire una visione d’insieme di tutte le sale disponibili in ufficio. Questo permette di prenotare rapidamente una stanza libera senza dover controllare singolarmente ogni sala.
Estensione della riunione
Se la tua riunione si protrae oltre l’orario previsto, il sistema ti permette di estendere la prenotazione direttamente dal pannello, a patto che la sala sia ancora libera.
Statistiche delle tue riunioni
Il display per sale riunioni offre la possibilità di visualizzare sottoforma di statistiche con grafici e percentuali quali sono i flussi di utilizzo delle sale riunioni: chi prenota di più spesso, per quante ore, in che occasioni si sfora l’orario del meeting oppure si finisce prima etc… In questo modo valutare l’efficienza delle riunioni e la gestione del tempo sarà molto più semplice.
Un’ottima soluzione per i co-working
Gli spazi condivisi, come i co-working, beneficiano particolarmente dei display di prenotazione sale riunioni, o Room Panel. Grazie a questi strumenti, è possibile gestire le prenotazioni tra team di diverse aziende senza la necessità di utilizzare domini email comuni o sistemi di prenotazione complicati. Questo rende i display perfetti per coordinare le prenotazioni in ambienti multi-tenant, ottimizzando l’uso degli spazi senza intoppi.
Non solo per le sale riunioni
I display di prenotazione non si limitano a migliorare la gestione delle sale riunioni. Possono essere installati in lobby, reception e corridoi per fornire una panoramica chiara e dettagliata delle sale disponibili e delle loro posizioni. Questo rende più facile l’orientamento all’interno dell’ufficio, migliorando l’esperienza dei visitatori e dei dipendenti.
Conclusione
I display di prenotazione sale riunioni sono una soluzione innovativa e semplice per ottimizzare l’uso delle sale riunioni, ridurre le sovrapposizioni e migliorare l’efficienza in ufficio. Che tu gestisca una grande azienda o uno spazio co-working, questi strumenti ti aiuteranno a coordinare meglio le prenotazioni e a creare un ambiente di lavoro più organizzato e produttivo.
Vieni a provarli personalmente e scopri come possono trasformare il tuo ambiente di lavoro!
